Internal Audit กับ การกำกับความเสี่ยงในกระบวนการจัดซื้อ

ซื้อให้ครบ ซื้อให้ทัน ซื้อให้ถูกต้อง ซื้อกับคนที่น่าจะซื้อและซื้อในราคาที่เหมาะสม

“การจัดซื้อ” นับเป็นกระบวนการเริ่มต้นของการได้มาซึ่งวัตถุดิบ สินค้า หรือบริการ เป็นกระบวนการที่บางธุรกิจที่ผู้เป็นเจ้าของให้ความสนใจและให้ความสำคัญถึงขนาดต้องการกำกับด้วยตนเอง เหตุอาจเกิดจาก ความผันผวนของราคา ความซับซ้อนของช่องทางจัดจำหน่าย หรือ อาจหมายถึงผลประโยชน์ที่ทับซ้อนกัน เพราะฉะนั้นหากเราพิจารณาถึงขั้นตอนนี้ในหลากหลายธุรกิจ จะมีจุดควบคุมที่น่ากังวลแตกต่างกันออกไป อาทิเช่น การจัดซื้อมาเพื่อขาย เพื่อผลิต เพื่อการก่อสร้าง เพื่อใช้ในกิจการเอง เพราะวัตถุประสงค์ปลีกย่อยนั้นไม่เหมือนกัน

แต่หากพิจารณาโดยปัจจัยพื้นฐานนั้น สามารถมองได้ถึง 5 เรื่องพื้นฐานดังนี้ คือ ซื้อให้

1.       ครบตามความต้องการ

2.       ทันต่อความต้องการ

3.       ถูกต้องตามความต้องการ

4.       ถูกคน (ซื้อกับคนที่น่าจะต้องซื้อ)

5.       ได้ราคาที่เหมาะสม (อาจไม่ได้หมายถึงราคาถูกที่สุด แต่เป็นราคาที่คุ้มค่าที่สุด)

จาก 5 ข้อที่กล่าวมา จึงจำเป็นต้องพิจารณาระบบการควบคุมในกระบวนการ เพื่อกำกับความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ ซึ่งอาจหมายถึงความเสี่ยงไม่มีทางเป็นศูนย์ (หรือหมดไปจนสามารถบอกได้ว่าไม่มีความเสี่ยงอีกแล้ว)

ในตอนต้นนี้จะชี้ให้เห็นได้ว่า การจัดซื้อนั้นมีวัตถุประสงค์พื้นฐานเป็นอย่างไร และต่อจากนี้ไป จะกล่าวถึงว่า ควรวางระบบการควบคุมที่เหมาะสมอย่างไร เพื่อกำกับความเสี่ยงในกระบวนการจัดซื้อ

  วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ ซึ่งประกอบไปด้วย 5 ข้อด้วยกัน ที่ต้องมีไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อในธุรกิจใดก็ตาม ทั้งนี้ในวัตถุประสงค์ข้อ 1-3 มีเหตุปัจจัยหลักจากประเภทของธุรกิจ และ Software ที่ใช้ เพื่อเอื้อให้ความผิดพลาดจากเหตุการณ์ลดน้อยลง เช่น ธุรกิจการผลิตที่ใช้ SW ERP เชื่อมข้อมูลมาตั้งแต่ การประมาณการยอดขาย กำลังการผลิต จำนวนวัตถุดิบ สินค้าคงเหลือ ฯลฯ และประกอบกับการ Update แผนการผลิตเป็นประจำ การพิจารณาอย่างเป็นขั้นตอน อย่างไรก็ดี ก็ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงาน

แต่ในวัตถุประสงค์ที่ 4 ที่ทำให้การจัดซื้อต้องโปร่งใสมากยิ่งขึ้นนั้น จำเป็นอย่างยิ่งจะต้องมี Policy/Procedure ที่ชัดเจนรัดกุม ตั้งแต่การได้มาของผู้ขาย (Supplier) รายใหม่, การขึ้นทะเบียนผู้ขายในระบบ SW, การทบทวนผู้ขายรายเก่า, การจัดประเภทสินค้าในการจัดซื้อให้สอดคล้องกับขั้นตอน, การประเมินผู้ขายอย่างสม่ำเสมอทั้งในเรื่องสินค้าและบริการ, การตรวจรับสินค้าโดยหน่วยงานอื่นร่วมกัน, และอีกมากมายในขั้นตอนเพื่อให้การจัดซื้อปราศจากผลประโยชน์ทับซ้อนมากที่สุด ไม่อย่างนั้นผู้เป็นเจ้าของ คงต้องดำเนินการเองเหมือนบริษัทหลายๆแห่ง ที่ผู้เขียนได้พบเห็นมา

ในที่นี้จะยกตัวอย่างสัก 1 เรื่องข้างต้นว่า การควบคุมที่ดีควรเป็นเช่นใด เช่นในขั้นตอนการขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ หากให้ทางฝ่ายจัดซื้อที่สรรหา ขอข้อมูลประกอบเรียบร้อย ควรจะแบ่งแยกหน้าที่ให้ฝ่ายอื่น เช่น ฝ่ายบัญชี ทำหน้าที่สอบทานความมีตัวตน ผ่านข้อมูลต่างๆ โดยการโทรศัพท์สอบถาม สอบทานข้อมูลผ่าน DBD ดูความเหมาะสมของขนาดทางธุรกิจ เช่น ทุนจดทะเบียนชำระแล้วน้อยกว่ายอดที่บริษัทจะสั่งซื้ออย่างน่าตกใจ หรือบริษัทเพิ่งจะก่อตั้งทำไมถึงสามารถส่งสินค้าและบริการมูลค่ามากให้กับทางบริษัทของเราได้ ฯลฯ และค่อยให้ผู้มีอำนาจ พิจารณาอนุมัติให้เป็นผู้ขายของบริษัทได้ และให้ทางฝ่ายบัญชี ผูกเจ้าหนี้รายตัวในระบบ SW 

เคยมีคนถามผมว่า การจัดซื้อสามารถตรวจสอบ Operation Audit หา Efficiency ได้หรือไม่ ขอตอบเป็นตัวอย่างจะดีกว่าครับ....
สมมุติว่าเป็น Dealership ตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ ซึ่งต้องสั่งซื้ออะไหล่จาก Distributor ที่ตนเองเป็นตัวแทนจำหน่ายอย่างถูกต้อง
หากสั่งซื้อ “ปกติ” ใช้เวลาประมาณ 2 วันจึงได้รับสินค้าและได้รับส่วนลดโดยเฉลี่ย 27% หากสั่งซื้อ “ด่วน” จะใช้เวลาแค่ครึ่งวัน คือ สั่งเช้า บ่ายได้ของ สั่งบ่าย ได้พรุ่งนี้เช้า แต่จะเสียส่วนลด จาก 27% จะเหลือเพียง 20% โดยประมาณ

ซึ่งปกติในระบบ Software ของตัวแทน มักจะมีการคำนวณ Slow/Fast Moving เผื่อใช้ในการประมาณการสั่งซื้ออยู่แล้ว แต่เราในฐานะ IA จำเป็นต้องคำนวณหา อัตรา Turn Overrate เพื่อทดสอบว่าการหมุนของสินค้าเป็นอย่างไร โดยอาจใช้ข้อมูลย้อนหลังประมาณ 1 ปี เป็นฐานในการคำนวณก็ได้ 

***อธิบาย เช่น 1 ปี เบิกใช้แค่ 10 ตัว มี 100 ตัวจะใช้กี่ปี ??? ***
และถ้าหากเรานำเรื่องส่วนลดมาประยุกต์ จะพบได้ว่า สินค้าหมุนเร็ว (Fast Moving) ทำไมถึงต้องสั่งด่วนให้เสียส่วนลด ทำไมไม่Stock ไว้เลย เพราะรู้ว่าต้องใช้บ่อยๆ ส่วนสินค้าหมุนช้า จะใช้จริงๆค่อยสั่งด่วนก็ได้ เพราะเราไม่อยากเก็บเอาไว้ ไหนจะเก่าเก็บ เปลืองพื้นที่ แถมไปๆมาๆ จะต้องตั้งสำรองสินค้าล้าสมัยเข้าไปซะอีก แถมเก็บไว้นานๆ เอาไปขาย ก็ขาดทุน (แต่อาจจะชอบได้เพราะได้บวกกลับการตั้งสำรอง)  ทั้งนี้การตรวจสอบประเภทนี้ เวลาสรุปผลต้องระมัดระวังเรื่อง Pack size เช่น ต้องสั่งเป็นกล่อง เป็นคู่ หรือ สินค้าเพิ่งจะรับเข้ามา จึงทำให้ดูเหมือนว่าของเหลือเยอะเกิน ต้องตัดรายการเหล่านี้มาวิเคราะห์จำแนกด้วย หรือ กฎเกณฑ์อื่นใดของ Distributor ที่อาจเป็นข้อจำกัดในการสั่งซื้อ พึ่งนำมาพิจารณา

จากประสบการณ์ของผู้ตรวจเอง เคยวิเคราะห์ได้ถึงขนาดว่าบริษัท สูญเสีย ส่วนลดที่ควรจะได้หากบริหารจัดการ การสั่งซื้อที่ดี    ใน1ปี เป็นจำนวน 1-2 ล้านบาทต่อสาขาเลยทีเดียว ยังไม่นับรวมถึงการตั้งสำรองสินค้าล้าสมัย หรือ การนำอะไหล่เก่า ออกขายในราคาที่ขาดทุน หรือแม้แต่ค่าบริหารจัดการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งในธุรกิจที่มีความแข่งขันรุนแรงการที่ผู้ตรวจสอบภายใน สามารถช่วยให้องค์กร ลดส่วนสูญเสีย เพิ่มความมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน คงมีความหมายตรงตามที่ว่าการตรวจสอบภายในช่วยสร้าง Value Added ให้กับองค์กรอย่างแท้จริง